Az ERP más szóval vállalatirányítási rendszer napjaink modern üzleti környezetében kiemelt szerepet tölt be. Ha Ön még soha nem hallott róla vagy bizonytalan, hogy mi is pontosan az ERP rendszer, akkor érdemes figyelmesen elolvasnia ezt a cikket. Első lépésben nézzük meg, mi is pontosan az ERP rendszer és milyen előnyökkel jár a bevezetése.
Mi is az az ERP rendszer?
Az ERP (ERP system) az Enterprise Resource Planning angol kifejezés rövidítése. Szó szerinti fordításban Vállalati Erőforrás Tervezésnek hívjuk, jellemzően vállalatirányítási rendszer megnevezéssel hivatkozunk rá, de az ERP rövidítés is gyakran használatos a mindennapokban.
Az ERP, vagyis vállalatirányítási rendszer egy olyan informatikai megoldás, amely összekapcsolja és integrálja egy vállalat különböző szervezeti egységeit, hogy elősegítse az átláthatóságot és hatékonyabbá tegye a munkafolyamatokat. Az ERP rendszer valós időben tárolja és hozzáférhetővé teszi a szervezeti egységek adatait, lehetővé téve a vezetők és a munkatársak számára, hogy azonnal reagáljanak a felmerült problémákra és a mindennapi kihívásokra.
Az ERP-ben az adatok és információk elektronikus formában egy központi adatbázisban tárolódnak, így azok a vállalat minden egysége számára könnyen megoszthatóvá és felhasználhatóvá válnak, így nincsen szükség az adatokat folyamatosan szinkronizálni és frissíteni a különböző szervezeti egységek között. Az ERP rendszer használatával folyamatosan aktualizált és teljeskörű képet kaphatunk vállalatunk folyamatairól.
A vállalatirányítási rendszert használó cégek működése stabilabbá válik, a szolgáltatásuk színvonala emelkedik és nemcsak a vállalaton belüli, hanem a vállalaton kívüli szereplőkkel is hatékonyabbá teheti az együttműködést. Egy ERP rendszer jellemzően képes több külső rendszerrel kommunikálni, például fuvarszolgáltatókkal, a NAV-Online rendszerrel, banki rendszerekkel, de összekapcsolható CRM rendszerrel is, amely támogatja az ügyfélkapcsolatok megfelelő kezelését.
Miért érdemes bevezetni az ERP rendszert?
Az ERP rendszer bevezetése számos előnnyel járhat:
Egységes folyamatok és strukturált adatok
Az ERP rendszer használatával a vállalati folyamatok egy egységes rendszerben kerülnek leképezésre, minden adat egységes, szinkronizált és naprakész valamint egy központi
adatbázisban tárolódnak (sok különálló, egyedi szigetmegoldások helyett).
Egyszeres adatbevitel
Egyszeres adatbevitellel jelentősen csökkenthetjük a felesleges adminisztrációt, a duplikált adatbevitelt és munkavégzést.
Átláthatóbb munkafolyamatok
Az ERP rendszer támogatásával átláthatóbbá válnak a munkafolyamatok, könnyebben nyomon követhetők és ellenőrizhetők a vállalati eljárások, ami jelentősen megnöveli a
vállalat hatékonyságát és transzparenciáját.
Hatékonyabb szervezeti működés
A folyamatok strukturált nyomon követésével a vállalatirányítási rendszer bevezetése hatékonyabbá teszi a vállalat szervezeti működését, gyorsabban felismerhetőek a változások, ebből adódóan rövidebb átfutási idő alatt van lehetőségünk azokra megfelelő válaszokat adni, ami jelentős versenyelőnyt eredményez a konkurenciával szemben.
Gyorsabb problémamegoldás
A valós idejű adatbevitel és az információk azonnali hozzáférésének lehetősége a problémák gyorsabb azonosítását és hatékonyabb megoldását teszik lehetővé, mivel a döntéshozók a folyamat minden pontján naprakész és valós információk alapján hozzák meg üzleti döntéseiket.
Hatékonyabb információáramlás
Az ERP rendszer használata nemcsak a vállalaton belül, hanem a külső partnerekkel is hatékonyabb, gyorsabb és rendszerezettebb információáramlást tesz lehetővé, ami elősegíti a belső és külső kapcsolatok fejlesztését.
Szabályozások betartása
Az ERP rendszer bevezetése segíthet a szabályozások és előírások betartásában.
Milyen költségekkel jár az ERP rendszer bevezetése?
Az ERP rendszer bevezetése során fontos mérlegelni a bevezetéssel járó költségeket is. A költségek több tényezőtől függenek, például attól, hogy milyen típusú ERP rendszert választ a vállalat. Lehetősége van standard rendszer vásárlására, egyedi fejlesztések igénylésére vagy teljesen egyedi rendszer kialakítására is.
A költségtervezést alaposan meg kell fontolni és figyelembe kell venni a következő kategóriákat:
Szoftver költségek: Ide tartoznak az ERP licenszek, és a kiegészítő alkalmazások licenszköltségei.
Bevezetési költségek: A rendszer használatba vételének költségei (ERP tanácsadók költségei, Projektmenedzsment költségei).
Egyéb költségek: Szükség esetén az egyedi fejlesztések költségei, a hardver, és operációs rendszer költségek.
Üzemeltetési költségek: Követési díj, rendelkezésre állási díj
PROD – Havidíjas konstrukció
A PROD vállalatirányítási rendszert a piacon egyedülálló módon havidíjas konstrukcióban ajánljuk. A rendszer használatához nem szükséges egyösszegű szoftverdíjat fizetnie. A rendszerünk bevezetése ingyenes, ráadásul a fejlesztésekért és az új verziókért sem fizet külön díjat. Korlátlan felhasználó minden modulra.
A PROD funkcióinak használatba vétele további költségek nélkül együtt fejlődhet a vállalattal. A PROD vállalatirányítási rendszert a piacon egyedülálló módon havidíjas konstrukcióban ajánljuk. A rendszer használatához nem szükséges egyösszegű szoftverdíjat fizetnie. A rendszerünk bevezetése ingyenes, ráadásul a fejlesztésekért és az új verziókért sem fizet külön díjat. Korlátlan felhasználó minden modulra. A PROD funkcióinak használatba vétele további költségek nélkül együtt fejlődhet a vállalattal.
Mikor készítsünk költségtervet?
Ideális esetben a költségtervet a vállalatirányítási rendszer stratégiai tervezésének részeként kell elkészíteni. Ebben a folyamatban számos fontos lépés van, például az új rendszer előnyeinek számszerűsítése, a projekt terjedelmének meghatározása és a stratégiai megközelítés meghatározása.
Fontos szempont a tartalékképzés is. Még a legjobb tervezés és ellenőrzés mellett is mindig lehetnek váratlan események egy ERP implementáció során. Ezért érdemes már a pénzügyi tervezés során felkészülni az ilyen esetekre.
Nagyobb projektek esetében a projekt időtartamát és a kifizetések ütemezését is figyelembe kell venni. A licencdíjak például nem feltétlenül jelentkeznek azonnal, és a tanácsadási költségek is változhatnak a projekt fázisai szerint.
A PROD rendszer ezekre a problémákra megoldást ad: olyan havidíjat határozunk meg a szerződéskötéskor, amely kiszámíthatóvá és tervezhetővé teszi az ERP rendszer bevezetését és üzemeltetését.
Szakértő tanácsadók segítségével a siker felé
Egy ERP rendszer és a bevezetésre vállalkozó csapat kiválasztásakor több szempontot célszerű figyelembe venni. Meg kell ismerni a vállalatirányítási rendszer felépítését, a vállalat által elvárt üzleti folyamatok működését a vállalatirányítási rendszerben, fejlesztési igény esetén a fejlesztési lehetőségeket. A jól kiválasztott rendszer mellett a sikeres bevezetés másik eleme a bevezető cég szakértelme. Fontos, hogy a szoftver ismerete mellett gyakorlati bevezetési tapasztalattal is rendelkezzenek, megkönnyítve ezzel a bevezetés folyamatát. Fontos azt is vizsgálni, hogy milyen bevezetési és a rendszerhez kapcsolódó tapasztalatokkal rendelkeznek azok a vállalatok, akik már használják a kiválasztott rendszert.
A PROD ERP megoldásához olyan magas színvonalú tanácsadói támogatást is nyújtunk, amely garantálja a rendszer sikeres bevezetését. Csapatunk tagjai nemcsak a rendszert ismerik magas szinten, hanem gyakorlati tapasztalataikkal támogatást tudnak nyújtani a bevezetési projekt minden szakaszában. Mert nincsen drágább annál, mint amikor egy rosszul bevezetett ERP-t le kell cserélni egy másikra.
Vállalatra szabott egyéni fejlesztés vagy általános szoftvermegoldás?
Az egyik gyakori dilemma az ERP rendszer kiválasztásakor, hogy egyedi fejlesztésű rendszert építsenek-e vagy válasszanak egy standard szoftvert. Mindkét megközelítésnek megvannak a maga előnyei és hátrányai. Az egyedi fejlesztés azt jelenti, hogy a rendszert kizárólag az adott vállalat igényei alapján fejlesztik ki. Ez teljes mértékben testreszabott megoldást eredményezhet, de magasabb költségekkel és hosszabb bevezetési és fejlesztési idővel járhat. Emellett a fenntartása is komolyabb erőforrásokat igényel.
A standard szoftverek általában alacsonyabb árral rendelkeznek mint az egyedi fejlesztésű szoftverek és gyorsabban bevezethetőek. Az ilyen típusú szoftverek rendszerint tartalmazzák a szükséges modulokat és funkciókat, és könnyen, fejlesztés nélkül paraméterezhetőek a vállalat igényeinek megfelelően.
Az egyik legfontosabb kérdés az, milyen típusú egyedi igényekkel rendelkezik a vállalat. Ha a folyamatai eltérnek az iparági általános gyakorlattól, akkor az egyedi fejlesztés lehet az egyik választás. Azonban megoldás lehet az is, hogy megvizsgálják a rendszerben lévő iparági standard folyamatok alkalmazhatóságát a vállalatuknál ezáltal teszik hatékonyabbá és optimalizálják vállalati folyamataikat. Érdemes mérlegelni a különböző szempontok előnyeit és hátrányait, és érdemes figyelembe venni a hosszú távú fenntartási költségeket is.